JKS

Når 6.000 vikarer skal matches med virksomheder hver eneste dag, kræver det et system, der bare fungerer. JKS er Danmarks førende vikar- og rekrutteringsvirksomhed og håndterer dagligt tusindvis af time- og lønregistreringer. Det stiller høje krav til både præcision, brugervenlighed og digital struktur.

I samarbejde med JKS har vi gennem flere år udviklet og videreudviklet et komplet digitalt økosystem, som binder alle dele af forretningen sammen – fra vikarerne på gulvet til kunderne i virksomhederne og konsulenterne i JKS.

Udfordring: JKS kæmpede med et aldrende og upraktisk timeregistreringssystem, som var svært at bruge for både vikarer og kunder og ikke passede ind i det nye digitale systemlandskab. Det hæmmede præcision, brugervenlighed og effektivitet i deres daglige drift. Derfor skulle systemet moderniseres og forenkles til en mobil-fokuseret løsning, der sikrer korrekt registrering og bedre workflow for alle brugere

ET SYSTEM TIL TIDEN 

Når man lever af at sælge tid, så er det naturligvis altafgørende, at man har helt styr på den. Både hvor meget tid, der er brugt, men også hvem, der har brugt tiden, og ikke mindst hvad tiden er brugt til. Hos JKS havde man i årevis arbejdet med det samme timeregistreringssystem. Systemet, der var blevet udbygget i flere omgange, fungerede ikke længere optimalt. Kunderne oplevede, at det var svært at logge ind og vanskeligt at skabe sig et overblik. 

Systemet skulle derfor omskrives, så det blev simpelt at bruge for den enkelte vikar, men samtidig passede ind i det nye systemlandskab, der var under udvikling hos JKS.  Dette var lige en opgave for vores udviklere, hvor resultatet blev en pålidelig og brugervenlig mobilapp, som igennem GPS-data og sensorer sikrer høj datakvalitet i den enkelte registrering.  

Med den nye tidsregistreringsløsning er det ikke alene JKS’ medarbejdere, der har fået en mere brugervenlig løsning. Løsningen giver også vikarerne mulighed for nemt at tjekke ind via en app på deres mobiltelefoner og dermed sætte tidsregistreringen i gang. Løsningen, der tidligere var web-baseret, kører nu som en mobil-løsning hos vikaren. Dette gør det nemt for vikarerne at skifte registreringsområde, og for virksomhederne at få præcise registreringer at arbejde med, når vikartimerne skal faktureres internt. 

“Det skal simpelthen være korrekt. Vi er nødt til at have et system, der fungerer 100 procent sikkert og effektivt – og som brugerne synes er nemt at anvende,” siger Søren Ingemann, underdirektør hos JKS. Vi kan vist godt sige, at løsningen har været en gamechanger, når det nu kan lykkes at håndtere de 6.000 lønudbetalinger uden bøvl.

Tre platforme, ét samlet flow

Udviklingen af timeregistreringssystemet blev startskuddet til en større digital transformation.
Sammen med JKS har vi siden udviklet en fuldt integreret løsning, hvor kundeportal, vikarapp og internt system (JKS Plus) fungerer som ét samlet flow.

Kundeportalen gør det muligt for kunderne selv at oprette ordrer, se kandidater og godkende timer sendt ind af vikarerne.

JKS Plus giver konsulenterne det fulde overblik over kapacitet, bookinger og matchning. Herfra bookes den rette vikar til opgaven, enten manuelt eller via søgefiltre, hvorefter vikaren modtager opgaven i appen.

Vikarappen samler alt for vikaren: opgaver, kalender, fridage og tidsregistrering.

Alt er integreret direkte med Microsoft Business Central, så data flyder automatisk og fejlfrit gennem hele systemet – fra booking til lønudbetaling.

En levende løsning

Projektet stopper ikke her. Samarbejdet mellem vores udviklere, designere og JKS’ egne specialister fortsætter nemlig med at flytte grænserne for, hvad systemet kan. Nye funktioner testes og rulles løbende ud, altid med slutbrugerne i centrum.

Det er et partnerskab, der ikke blot har digitaliseret en kompleks forretning – men har forenklet og forfinet den måde, mennesker, data og processer spiller sammen på.

“Når man først er gået i gang med at digitalisere, så opstår der hele tiden nye idéer og ønsker til ting og processer, man gerne vil have gjort smartere. Det lyder måske lidt klichéagtigt, men vi synes, at vi er på vej i en digital transformation. Både kunder og vikarer har været meget aktive og meldt ind med forslag og nye idéer”

Søren Ingemann, underdirektør hos JKS